Come impostare un efficiente sistema di scansione dei nostri documenti

Silvia
26 Mar 2014

guida per permettervi di scannerizzare documenti con facilità

Tra i buoni propositi di ogni nuovo anno, “eliminare la carta” è nella Top 10, a metà strada tra“perdere peso” e “risparmiare denaro”. Ecco la nostra guida per digitalizzare i vostri documenti

La documentazione digitale in arrivo ormai è molto diffusa, ma è la carta già esistente il vero problema. Attenzione, però, la scansione può essere un processo complesso che richiede una dotazione hardware adeguata, tanto spazio di archiviazione (offline oppure online) e una buona dose di dedizione personale. Scegliete il giusto hardware, se la dotazione hardware non è all’altezza del compito vi scontrerete subito con un altro proposito non mantenuto.

La buona notizia è che la maggior parte dei produttori di stampanti offre dispositivi all-in-one che per meno di 150 euro vi mettono a disposizione scanner, stampante a colori, fotocopiatrice e fax. Anche i più determinati nel voler ridurre la carta si sono scoraggiati davanti ad uno scanner piano su cui caricare le pagine una alla volta o davanti a scansioni non effettuate secondo il corretto ordine di pagina.

La velocità dovrebbe essere un altro aspetto fondamentale: più persone useranno il vostro scanner più veloce e accessoriato vorrete che sia. L’OfficeEdge Pro5500 di Lexmark è in grado di raggiungere ben 10 pagine a colori a singola facciata al minuto, mentre il più costoso (e più ingombrante) Samsung CLX-6260FW arriva addirittura a ben 20 pagine al minuto. Un’altra opzione è un dispositivo come lo ScanSnap di Fujitsu. Si tratta di uno scanner stand alone, senza funzione di stampante, progettato per rendere la scansione un’operazione semplice ed indolore integrando servizi di cloud direttamente nel firmware del dispositivo. Infine vi sono gli scanner portatili come il Brother DSmobile 600 per chi è spesso in viaggio per lavoro.

Programmi per la scansione

Ecco la buona notizia: la scansione è una funzione integrata in un vasto numero di software ed applicazioni mobili, in aggiunta alle opzioni offerte direttamente dai vari modelli di scanner. Potete fare scansioni direttamente dal sistema operativo tramite applicazioni come Word ed Adobe.

Anche i dispositivi mobili offrono ora una moltitudine di applicazioni per la scansione. Molti consentono di usare la fotocamera del telefono anziché un dispositivo separato, ad esempio sfruttando l’applicativo CamScanner, tuttavia, se il vostro scopo è archiviare documenti, vi conviene optare per uno scanner vero e proprio.

Quale metodo sceglierete è in gran parte irrilevante, ma molti utenti opteranno per il software incluso nella dotazione dello scanner. Se pensate di archiviarli sul vostro PC, dovrete scegliere un sistema che vi consenta di salvarli facilmente nella cartella desiderata.

Buttarsi sul cloud

Negli ultimi anni il miglioramento più importante nel mondo della scansione è stata l’integrazione del cloud con i software di scansione e l’hardware. Gli esempi sono troppo numerosi per elencarli tutti, ma solo per citarne qualcuno il Fujitsu ScanSnap può inviare documenti, tra gli altri, a SugarSync, Evernote, Google Drive, mentre i modelli Epson con funzione “Scan to Cloud” possono salvare le scansioni direttamente su Box, Dropbox, Evernote e Google Drive.

Dovrete spendere un po’ di tempo durante la configurazione, ma una volta impostato scoprirete che potete risparmiarvi lo sforzo di copiare manualmente i file su cloud per il backup. Altri servizi simili sono specializzati esclusivamente nell’archiviazione su cloud e comprendono la scansione di documenti soltanto come funzione aggiuntiva. Pensati per chi sta cominciando ad allontanarsi dall’archiviazione locale, inviano tutto direttamente online.

Quando fate le scansioni, pensate a come organizzare i file etichettandoli nel modo appropriato ed archiviandoli nel posto giusto.

Un altro consiglio è usare, se possibile, la funzione OCR in modo che il contenuto di ogni file sia consultabile; questo aumenterà notevolmente il valore delle vostre scansioni.

Gestione del lavoro

Come in tanti ambiti, la cosa peggiore da fare è rimandare il lavoro caricandolo tutto sul futuro. Il consiglio migliore è scannerizzare i documenti ogni volta che potete, magari nel momento in cui li ricevete.

Scannerizzarli comporterà uno sforzo sia fisico che mentale che potreste sottovalutare, di certo non eccessivo, ma a fine giornata potreste uscirne stanchi.

Le regolarità delle scansioni è fondamentale per non sovraccaricarvi di lavoro.

Pianificate la scansione settimanalmente se possibile, fate in modo che sia un’abitudine.

Avvisate i vostri clienti della vostra nuova abitudine al formato elettronico, consigliandogli di iscriversi alla vostra mailing list piuttosto che pretendere, ad esempio, un catalogo stampato.


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